Freelancer—làm việc tự do—đang trở thành lựa chọn của nhiều người tại Việt Nam nhờ sự linh hoạt và cơ hội thu nhập từ thị trường trong nước lẫn quốc tế. Để bền vững và tránh rủi ro pháp lý, bạn cần nắm rõ thuế, hợp đồng và các bước đăng ký. Bài viết hướng dẫn thuế, hợp đồng, đăng ký và các bước đầu khi làm freelancer tại Việt Nam.
Thuế cho freelancer tại Việt Nam
Thu nhập từ freelance được coi là thu nhập từ kinh doanh hoặc thu nhập từ dịch vụ cá nhân. Nếu thu nhập từ một nguồn (ví dụ một công ty nước ngoài trả qua PayPal) và tổng thu nhập chịu thuế vượt ngưỡng theo quy định, bạn có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân. Thuế suất áp dụng theo bậc lũy tiến (từ 5% đến 35% tùy mức thu nhập). Nếu bạn nhận thanh toán từ khách Việt Nam, đôi khi khách sẽ khấu trừ thuế tại nguồn (TNCN) và trả bạn phần còn lại—bạn vẫn cần kê khai để đối chiếu và hoàn thuế nếu đủ điều kiện.
Đăng ký thuế và hóa đơn
Freelancer có thể hoạt động với tư cách cá nhân (không đăng ký kinh doanh) và kê khai thuế TNCN theo năm. Nếu doanh thu lớn hoặc khách hàng yêu cầu hóa đơn VAT, bạn có thể đăng ký hộ kinh doanh cá thể hoặc thành lập công ty TNHH một thành viên. Khi đó bạn sẽ xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT, thuế TNDN (nếu là công ty) theo quy định. Nên tham khảo kế toán hoặc chi cục thuế địa phương để chọn hình thức phù hợp.
Hợp đồng freelancer: nội dung cần có
Hợp đồng giúp bảo vệ cả bạn và khách hàng. Nội dung nên bao gồm: mô tả công việc/deliverable (sản phẩm, số lần chỉnh sửa, deadline); mức giá và cách thanh toán (theo giờ, theo dự án, theo giai đoạn); thời hạn thanh toán (ví dụ 15–30 ngày sau khi giao hàng); quyền sở hữu trí tuệ (IP)—sau khi thanh toán đủ, bản quyền thuộc về ai; điều khoản bảo mật (NDA) nếu cần; và điều khoản chấm dứt/hủy hợp đồng. Với khách nước ngoài, thường dùng hợp đồng tiếng Anh và thanh toán qua PayPal, Wise, hoặc chuyển khoản quốc tế—cần nắm rõ phí và tỷ giá.
Tránh rủi ro khi nhận tiền
Ưu tiên nhận một phần trả trước (30–50%) cho dự án lớn. Với khách mới, có thể chia nhỏ milestone và thanh toán theo từng giai đoạn. Lưu giữ email, tin nhắn và file giao hàng làm bằng chứng. Nếu khách chậm thanh toán, nhắc nhở bằng văn bản và có điều khoản phạt trễ hạn trong hợp đồng.
Cách bắt đầu làm freelancer tại Việt Nam
Bước 1: Xác định kỹ năng có thể bán—viết, thiết kế, lập trình, dịch thuật, tư vấn… Bước 2: Chuẩn bị portfolio (mẫu công việc, link, CV) và profile trên các sàn như Upwork, Fiverr, hoặc nhóm Facebook freelance Việt Nam. Bước 3: Định giá—tham khảo thị trường và giá của freelancer cùng ngành; có thể bắt đầu mức thấp hơn để tích lũy review. Bước 4: Gửi proposal/offer rõ ràng, chuyên nghiệp và giao hàng đúng hạn để tạo uy tín. Bước 5: Quản lý thuế và tài chính—để dành một phần thu nhập cho thuế và quỹ dự phòng.
Làm freelancer cho bạn tự chủ về thời gian và khách hàng, nhưng đòi hỏi kỷ luật, kỹ năng giao tiếp và quản lý rủi ro. Nắm vững thuế, hợp đồng và quy trình đăng ký sẽ giúp bạn yên tâm phát triển lâu dài.
Xây dựng thương hiệu cá nhân và khách hàng lặp lại
Khách hàng cũ quay lại hoặc giới thiệu khách mới là nguồn thu ổn định và giảm chi phí tìm kiếm. Sau mỗi dự án, gửi email cảm ơn và hỏi feedback; nếu họ hài lòng, đề xuất giữ liên lạc cho dự án tiếp theo. Xây dựng profile LinkedIn, website hoặc trang portfolio để khách tiềm năng tìm thấy bạn. Chất lượng giao hàng đúng hạn và giao tiếp chuyên nghiệp quan trọng hơn giá rẻ—nhiều freelancer thành công nhờ làm tốt với vài khách hàng trung thành thay vì chạy theo nhiều job một lúc.
Cân bằng workload và sức khỏe
Freelancer dễ rơi vào cảnh nhận quá nhiều dự án hoặc làm không giờ giấc vì không có ranh giới văn phòng. Đặt khung giờ làm việc cố định và dùng lịch để tránh trễ hạn; từ chối hoặc hoãn job khi đã đủ tải. Nghỉ phép và ngắt kết nối định kỳ—sức khỏe và năng suất lâu dài quan trọng hơn nhận thêm job trong ngắn hạn. Để dành quỹ dự phòng 3–6 tháng chi tiêu vì thu nhập có thể dao động. Nếu bạn làm với khách nước ngoài, nắm rõ phí chuyển tiền (Wise, PayPal) và tỷ giá để tính toán đúng thu nhập thực nhận và kê khai thuế cho đúng. Freelancer tại Việt Nam có nhiều cơ hội từ thị trường trong nước và quốc tế; nắm vững thuế, hợp đồng và xây dựng thương hiệu sẽ giúp bạn phát triển bền vững. Ghi chép thu nhập và chi phí theo từng dự án giúp bạn kê khai thuế đúng và đánh giá lợi nhuận thực tế sau khi trừ thời gian và chi phí làm việc. Hợp đồng và thanh toán đúng hạn giúp xây dựng uy tín và khách hàng quay lại. Portfolio cập nhật và proposal rõ ràng giúp bạn nổi bật trong đám đông freelancer. Định giá đúng và giao hàng đúng hạn là nền tảng để khách hàng tin tưởng và giới thiệu thêm. Luôn có hợp đồng và thanh toán rõ ràng để bảo vệ cả hai bên.