Làm việc từ xa mang lại sự linh hoạt về địa điểm và thời gian, nhưng cũng dễ khiến ranh giới giữa công việc và cuộc sống bị mờ, hoặc năng suất giảm vì thiếu kỷ luật. Bài viết gợi ý cách thiết lập routine, tổ chức không gian làm việc và tạo ranh giới rõ ràng để làm việc từ xa hiệu quả.
Thiết lập routine cố định
Routine không có nghĩa là bạn phải bắt đầu đúng 8h mỗi ngày—tùy công ty và vai trò, giờ làm có thể linh hoạt. Điều quan trọng là có một khung giờ tương đối ổn định: thức dậy, vệ sinh cá nhân, ăn sáng, rồi “vào ca” làm việc. Kết thúc ca cũng nên có nghi thức rõ ràng: tắt máy, đóng workspace, hoặc đi bộ một vòng để não chuyển sang chế độ nghỉ. Nếu bạn làm theo giờ quốc tế (ví dụ team ở Mỹ, châu Âu), hãy chia block giờ làm và giờ nghỉ phù hợp để tránh làm đêm triền miên.
Không gian làm việc riêng
Nếu có thể, hãy dành một góc cố định cho công việc—bàn, ghế, màn hình—và tránh làm việc trên giường hay sofa. Không gian riêng giúp não bộ nhận diện “đây là nơi làm việc” và dễ tập trung hơn. Ánh sáng tự nhiên, thông gió và một chậu cây nhỏ cũng giúp tâm trạng và năng lượng ổn định. Nếu nhà chật, ít nhất hãy có một “góc bàn” cố định và dọn dẹp sau giờ làm để tách bạch với sinh hoạt gia đình.
Ranh giới rõ ràng với đồng nghiệp và gia đình
Với đồng nghiệp và sếp: thống nhất kênh giao tiếp (email, Slack, Zalo…) và thời gian phản hồi. Ví dụ “tin nhắn trong giờ hành chính tôi sẽ phản hồi trong 2–4 giờ; việc gấp thì gọi điện.” Cập nhật lịch làm việc (Google Calendar, Outlook) để mọi người biết khi nào bạn available. Tránh tạo thói quen “luôn online”—điều đó dễ dẫn đến kiệt sức và kỳ vọng sai về thời gian làm việc.
Với gia đình: giải thích rõ “khi đóng cửa phòng / đeo tai nghe là đang làm việc, tránh làm phiền trừ khi gấp.” Đặt quy tắc nhỏ với trẻ (nếu có): ví dụ không vào phòng khi bố/mẹ đang họp. Ranh giới giúp bạn vừa hoàn thành công việc vừa có thời gian chất lượng bên người thân.
Công cụ và kỷ luật bản thân
Sử dụng công cụ quản lý công việc (Trello, Notion, Asana…) để liệt kê task và deadline; mỗi sáng xem lại và chọn 3 việc quan trọng nhất. Hạn chế multitask—làm từng việc một và tắt thông báo mạng xã hội trong giờ làm. Nếu dễ bị xao nhãng, thử kỹ thuật Pomodoro: 25 phút tập trung, 5 phút nghỉ, sau 4 chu kỳ thì nghỉ dài hơn. Cuối ngày hoặc cuối tuần nên review: tuần này mình đã làm được gì, còn tồn đọng gì, cần điều chỉnh routine ra sao.
Gợi ý cho người làm việc từ xa tại Việt Nam
Mạng internet tại Việt Nam đã đủ tốt cho hầu hết công việc online; nên có backup (4G/5G hoặc điểm wifi dự phòng) cho ngày mất mạng. Nếu làm với team nước ngoài, chú ý múi giờ và thời gian họp—có thể thương lượng lịch họp xen kẽ để tránh luôn phải dậy sớm hoặc làm khuya. Tham gia cộng đồng remote worker Việt Nam (nhóm Facebook, Discord) để chia sẻ kinh nghiệm và giảm cảm giác cô đơn. Làm việc từ xa hiệu quả là kết quả của thói quen, không gian và ranh giới—bạn điều chỉnh dần cho phù hợp với bản thân và gia đình.
Khi làm từ xa không còn hiệu quả
Một số người nhận thấy năng suất giảm, khó tập trung hoặc cảm giác cô lập khi làm từ xa lâu ngày. Nếu vậy, hãy thử: làm vài ngày tại coworking hoặc quán cà phê để đổi không khí; tăng tần suất call/video với đồng nghiệp thay vì chỉ chat; hoặc thương lượng với công ty để làm hybrid (vào văn phòng 1–2 ngày/tuần). Không có công thức chung—quan trọng là bạn nhận ra nhu cầu của bản thân và chủ động điều chỉnh thay vì cố gắng chịu đựng.
Sức khỏe khi làm từ xa
Ngồi lâu trước máy tính dễ gây mỏi mắt, đau lưng và cổ. Chỉnh màn hình ngang tầm mắt, dùng ghế có tựa lưng; mỗi 1–2 giờ đứng dậy vươn vai và nhìn ra xa. Ăn đúng bữa, uống đủ nước và dành 20–30 phút vận động mỗi ngày để duy trì năng lượng và tâm trạng. Làm việc từ xa hiệu quả không chỉ là hoàn thành task mà còn là giữ sức khỏe và cân bằng lâu dài; bạn có thể điều chỉnh dần routine cho phù hợp với bản thân và gia đình. Nếu nhà ồn hoặc thiếu không gian, thử dùng tai nghe chống ồn hoặc nút tai khi cần tập trung; một số người làm tại thư viện hoặc không gian làm việc chung vài ngày trong tuần để đổi môi trường. Giao tiếp rõ ràng với đồng nghiệp về khung giờ làm việc và thời gian phản hồi giúp tránh hiểu lầm. Backup internet (4G, điểm wifi dự phòng) giúp bạn không bị gián đoạn khi mạng tại nhà gặp sự cố. Đặt mục tiêu rõ ràng mỗi ngày và review cuối tuần giúp bạn duy trì năng suất. Không gian và thói quen ổn định giúp não bộ chuyển sang chế độ làm việc nhanh hơn. Ranh giới rõ ràng với gia đình và đồng nghiệp giúp làm từ xa bền vững. Review hàng tuần giúp bạn điều chỉnh routine và không gian khi cần.